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Die Verarbeitung personenbezogener Daten, beispielsweise des Namens, der Anschrift, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer einer betroffenen Person, erfolgt stets im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und in Übereinstimmung mit den für Notare in Sachsen geltenden gesetzlichen bzw. dienstrechtlichen Vorschriften. Mittels dieser Datenschutzerklärung werden Sie über Art, Umfang und Zweck der vom Notar erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten informiert. Ferner werden betroffene Personen mittels dieser Datenschutzerklärung über die ihnen zustehenden Rechte aufgeklärt.
Es werden zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz im Notariat verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise telefonisch oder postalisch, an uns zu übermitteln. Allerdings ist der spätere Vollzug notarieller Urkunden teilweise nur unter Verwendung elektronischer Datenverarbeitung möglich. Hierzu wird in der Regel eine besonders geschützte Datenverbindungen genutzt.
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E-Mail: datenschutz@gnotds.de
Jede betroffene Person kann sich jederzeit bei allen Fragen und Anregungen zum Datenschutz direkt an den Datenschutzbeauftragten wenden.
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Die Internetseite des Notars erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Die Datenverarbeitung wird im Auftrag des Notars durch die Campusspeicher GmbH (Hosting), die Heinlein Support GmbH (E-Mail-Dienste) und die sipgate GmbH (Fax) durchgeführt. Folgende Daten und Informationen werden dabei erhoben (Art. 6 Abs. 1 lit. e, f DSGVO i.V.m. Art. 28 DSGVO):
Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht der Notar keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt zur:
Diese anonym erhobenen Daten und Informationen werden durch den Notar daher einerseits statistisch und ferner mit dem Ziel ausgewertet, den Datenschutz und die Datensicherheit im Notariat zu erhöhen, um letztlich ein optimales Schutzniveau für verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.
Personenbezogene Daten werden an Dritte übermittelt, wenn
In anderen Fällen werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben.
Eine Datenübermittlung ins Ausland und damit auch in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums – EWR) erfolgt grundsätzlich nicht.
Mittels der erhobenen Daten werden keine automatisierten Entscheidungsfindungsprozesse insbesondere keine Bonitätsprüfungen durchgeführt
Der für die Verarbeitung Verantwortliche verarbeitet und speichert personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht. IP-Adressen werden von uns nach Ablauf von 7 Tagen automatisch bzw. von unserem Auftragsverabeitungsdienstleistern (Campusspeicher GmbH, Heinlein Support GmbH, sipgate GmbH) entsprechend der gesetzlichen Regelung und der jeweiligen Betriebsorganisation gelöscht.
In diesen Fällen wenden Sie sich bitte direkt an das Notariat bzw. an datenschutz@gnotds.de.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) besteht gemäß Art. 20 Abs. 3 Satz 2 DSGVO dann nicht, wenn die Datenverarbeitung der Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben dient. Sie haben ferner das Recht, sich an eine zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt (Beschwerderecht).
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Dies betrifft jedoch nur die Verarbeitung aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) bzw. Artikel 6 Absatz 1 lit. f) DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, Art. 21 Abs. 1 S. 2 DSGVO.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen.
Personenbezogene Daten, die Sie an das Notariat per E-Mail übersenden werden von nach den gesetzlichen Vorschriften archiviert und mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht.
Der für die Verarbeitung Verantwortliche erhebt und verarbeitet die personenbezogenen Daten von Bewerbern zum Zwecke der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Die Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn ein Bewerber entsprechende Bewerbungsunterlagen auf dem elektronischen Wege, beispielsweise per E-Mail, an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt. Schließt der für die Verarbeitung Verantwortliche einen Anstellungsvertrag mit einem Bewerber, werden die übermittelten Daten zum Zwecke der Abwicklung des Beschäftigungsverhältnisses unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften gespeichert. Wird von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen kein Anstellungsvertrag mit dem Bewerber geschlossen, so werden die Bewerbungsunterlagen nach Bekanntgabe der Absageentscheidung gelöscht, bleiben allerdings aufgrund der gesetzlichen Vorschriften bzgl. eines revisionsicherne Mailarchivs dort enthalten.
Art. 6 I lit. a DSGVO dient dem Notariat als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Das Notariat unterliegt rechtlichen Verpflichtungen durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 I lit. c DSGVO. Schließlich beruhen Verarbeitungsvorgänge auf Art. 6 I lit. f DSGVO. Auf dieser Rechtsgrundlage basieren Verarbeitungsvorgänge, die von keiner der vorgenannten Rechtsgrundlagen erfasst werden, wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses des Notariats oder eines Dritten erforderlich ist, sofern die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.
Wir klären Sie darüber auf, dass die Bereitstellung personenbezogener Daten zum Teil gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. Steuervorschriften) oder sich auch aus vertraglichen Regelungen (z.B. Angaben zum Vertragspartner) ergeben kann. Mitunter kann es zu einem Vertragsschluss erforderlich sein, dass eine betroffene Person dem Notar personenbezogene Daten zur Verfügung stellt, die in der Folge durch das Notariat verarbeitet werden müssen. Die betroffene Person ist beispielsweise verpflichtet dem Notar personenbezogene Daten bereitzustellen, wenn notarielle Dienste in Anspruch genommen werden. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte zur Folge, dass der Notar für Sie nicht tätig werden kann. Vor einer Bereitstellung personenbezogener Daten durch den Betroffenen kann sich der Betroffene an den Datenschutzbeauftragten wenden. Der Datenschutzbeauftragter klärt den Betroffenen einzelfallbezogen darüber auf, ob die Bereitstellung der personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für den Vertragsabschluss erforderlich ist, ob eine Verpflichtung besteht, die personenbezogenen Daten bereitzustellen, und welche Folgen die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten hätte.
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